La dématérialisation des factures est un sujet qui préoccupe de nombreuses entreprises. Dans un monde de plus en plus digitalisé où les échanges se font d’une façon virtuelle, le recours aux factures en papier semble quelque peu déplacé.
Pour émettre et traiter des factures numériques, les entreprises ont besoin d’un logiciel adéquat. Si le choix des logiciels paraît vaste sur le terrain, beaucoup d’entre eux ne sont pas efficaces et ne vous permettent pas de réaliser vos ambitions.
Pour cette raison, il faut savoir sur quel critère vous devez vous baser pour choisir l’outil adéquat en vue de la dématérialisation de vos factures.
Comment choisir le meilleur logiciel pour la dématérialisation de vos factures ?
Lorsqu’une entreprise prend la décision de dématérialiser ses factures, elle doit s’assurer que le logiciel qu’elle veut adopter présente un certain nombre de caractéristiques. Si elle fait son choix juste en se basant sur la publicité, elle risque de se retrouver avec un logiciel qui ne sert pas à grand-chose.
Les différents paramètres à prendre en compte sont sur ce site internet. Il s’agit de :
- Compatibilité avec les logiciels de comptabilité et des gestions des fournisseurs ;
- Automatisation des tâches ;
- Traçabilité des opérations ;
- Ergonomie du logiciel ;
- Conformité aux lois en vigueur.
La compatibilité avec des logiciels de comptabilité et des gestions des fournisseurs
Les entreprises actuelles utilisent plusieurs logiciels pour gérer leurs différentes activités. Les logiciels de dématérialisation de facture doivent se combiner avec des logiciels comptables ainsi que les logiciels de gestion de stocks et des fournisseurs.
Le transfert d’un fichier d’un logiciel à un autre doit se faire soit automatiquement, soit d’une façon manuelle. Il existe des logiciels tout-en-un qui permettent de gérer à la fois la comptabilité, les émissions de factures et la gestion des fournisseurs. Ils conviennent à des entreprises de grandes tailles ou de tailles moyennes.
L’automatisation des tâches
Un bon logiciel de dématérialisation de facturation ne doit pas vous incomber le gros travail. Plusieurs options d’automatisation doivent être valables pour vous aider à convertir rapidement les données ou à transmettre les factures aux destinataires dans le format de votre choix. Le logiciel doit couvrir toutes les étapes du processus de facturation pour être efficace.
La traçabilité des opérations
Il est important que le logiciel propose des formules qui vous permettent de retrouver facilement les factures émises ainsi que celles qui ont été réglées et celles qui ne l’ont pas été. Les logiciels ont des systèmes d’archivage peu performants, ce qui oblige à passer des heures et des heures avant de retrouver les anciennes factures.
L’ergonomie du logiciel
Vous avez besoin d’un tutoriel et de quelques heures ou de quelques jours afin d’acquérir la maîtrise d’un logiciel de dématérialisation de facture. Mais lorsqu’un logiciel semble trop compliqué et ne présente pas de fonction ergonomique, il ne s’agit pas d’un bon choix. Ce type de logiciel est à éviter.
La conformité par rapport aux lois en vigueur
Il existe une législation encadrant l’émission de facture. Certaines mentions sont obligatoires et une facture qui ne correspond pas aux normes ne peut pas être considérée comme valide. Il faut que l’éditeur du logiciel vous assure que sa solution est en conformité avec les lois en vigueur.